Ein weiterer riesiger Vorteil der Automatisierung ist die einfache Erfassung und Bearbeitung verschiedener Kontakte: einmal im System geht keiner mehr verloren oder wird vergessen und selbstverständlich ist das alles völlig datenschutzkonform (anders als manuell eingetragene Kontakte ins digitale Adressbuch)! So kann ich künftig alle Kontakte in meiner Liste binnen weniger Minuten anschreiben, kann aber auch nach verschiedenen Interessen der Kunden selektieren und Ihnen gezielte Informationen zu Ihren Themen zukommen lassen! Dabei sollten man nicht nur an externe Kontakte denken. Auch im internen Ablauf kann die Automatisierung erfolgreich eingesetzt werden, z.B. in Produkt- und Vertriebsschulungen und der Mitarbeitereinarbeitung und -fortbildung. Gerade, wenn Sie Mitarbeiter im Homeoffice haben eine tolle Möglichkeit.

Wir vergleichen die Automatisierung immer gerne mit einem „digitalen Mitarbeiter“, der in der Lage ist, Ihnen vieles abzunehmen. Klar, die Umsetzung eines solchen Projektes bedeutet zunächst einmal ganz schön Arbeit, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein: einmal umgesetzt profitieren Sie über Jahre davon! Es ermöglicht Ihnen, Ihr Business mit den vorhanden Ressourcen wachsen zu lassen, Umsätze zu steigern und sich somit Freiräume zu schaffen in vielerlei Hinsicht.

Die Automatisierung erlaubt Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe genau so professionell und gewinnbringend einzusetzen wie die großen, weltweit operierenden Konzerne. Auch Sie können sie nutzen, um Bewertungen und Referenzen einzuholen, können die Kunden nach einem Kauf animieren, weitere Produkte und Zubehör zu kaufen, können Interessenten ohne manuelles Zutun zu Kunden machen- um nur einige Beispiele zu nennen! Und das alles zu einem durchaus erschwinglichen Preis und ohne manuelles Zutun, wenn der Ablauf einmal steht. Glauben Sie nicht, dass Ihnen das mächtige Vorteile bringen wird, vor allem vor Ihren Konkurrenten?

Ich möchte Ihnen das alles nochmals verdeutlichen, in dem ich ein Beispiel aus dem Bereich Terminvereinbarung nehme, das wirklich jeder kennt, einen Friseursalon. Mit der herkömmlichen Terminvereinbarung läuft das doch so ab: Sie rufen an und vereinbaren per Telefon einen Termin für die Leistung Ihrer Wahl. Das kann manchmal schon einige Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie sich mit dem Mitarbeiter geeinigt haben – langes Suchen im Terminkalender seitens des Friseurs, nein, da kann ich nicht, weitersuchen etc. Dann kommt der Tag, an dem Sie Ihren Termin haben, Sie sitzen gemütlich auf dem Stuhl und während die Friseurin oder der Friseur mit Ihnen beschäftigt ist, klingelt x-mal das Telefon und der Mitarbeiter muss seine Arbeit unterbrechen und weglaufen. Das ist doch im Grunde genommen echt nervig, zeitaufwendig und wenig kundenfreundlich!

Und hier kommt die Alternative! Auf der Homepage des Friseursalons gehe ich auf Terminvereinbarung. Nun führt mich das Tool durch alle wichtigen Dinge rund um den Termin. Ich kann mit aussuchen, von wem ich meine Haare gemacht haben möchte. Dann wähle ich aus, ob es sich um eine Herren-, Damen- oder Kinderfrisur handelt, ob ich lange oder kurze Haare habe und letztendlich noch was ich genau haben möchte, also z.B. Schneiden-Föhnen oder Waschen-Färben-Schneiden-Föhnen oder ähnliches. Sofort zeigt mir das System mögliche Termine für meine Wünsche an und ich kann mir bequem den passenden aussuchen und verbindlich reservieren!

Wie funktioniert das? Für die verschiedenen Mitarbeiter sind jeweils Kalender angelegt, in denen Zeitfenster freigegeben werden, wann Sie arbeiten. Ganz wichtig bei den Friseuren, da hier viele nicht Vollzeit arbeiten und somit nur begrenzt zur Verfügung stehen. Dann werden die ganzen Leistungen mit Zeitangaben verknüpft, damit das System weiß, wieviel Zeit für den Termin reserviert werden muss. Da unser System sehr schlau ist, berücksichtigt es dabei sogar, dass der Mitarbeiter während möglichen Einwirkzeiten oder in den Zeiten, in denen die Kundin unter der Haube sitzt, für andere kürzere Kundentermine durchaus zur Verfügung steht. So entstehen keine Leerläufe! Sehr nützlich ist auch die Funktion, dass das System versucht, die Termine so vorzuschlagen, dass großen Leerzeiten zwischen den Terminen entstehen, die Termine also „clustert“.  Schlau oder?

Selbstverständlich können die Mitarbeiter im Salon auch Termine direkt eingeben. Die Kalender werden laufend synchronisiert, auch mit anderen Termintools, die vielleicht privat im Einsatz sind. Manche Kunden vereinbaren ja gleich den nächsten Besuch, der durchaus 6 – 8 Wochen in der Zukunft liegen kann. Und hier kommt das nächste Problem. Oft werden solche Termine dann vergessen, der Kunde erscheint nicht – blöde, blöde! Damit das nicht passiert, schickt unser System Erinnerungen per E-Mail oder SMS an unsere Kunden, soviel wir wollen. Also sinnigerweise vielleicht einen Tag vor dem Termin nach dem Motto: „Hallo, wir wollten dich nochmal kurz an unser Date morgen erinnern und freuen uns schon, dich wieder hier bei uns zu sehen!“ Das verringert das Risiko des nicht Erscheinens enorm!

Und jetzt schauen wir uns noch an, was das an Zeitersparnis und somit auch an Kostenersparnis bringt. Nehmen wir an, so eine Terminvereinbarung dauert im Schnitt 5 Minuten. Jeder Mitarbeiter sollte doch pro Tag mindestens 8 – 10 Kunden haben, Termine, die vorab festgelegt werden müssen. Um einen Tag voll zu haben, müssen also rund 50 Minuten Arbeitszeit aufgewendet werden, von wem auch immer. Einfach hochzurechnen, was dies bei 4 oder 5 Mitarbeitern bedeutet. Jeder könnte also pro Tag locker einen produktiven Termin mehr annehmen! Krass oder? Nun brauchen Sie nur noch den Stundenlohn damit multiplizieren und schon haben Sie die Kostenersparnis.

Das lässt sich auf jedes andere Business übertragen, in dem viele Termine vereinbart werden müssen: Arztpraxen, Kosmetikstudios, Fitnesscenter, Physiotherapeuten, Nagelstudios, Berater und Coaches, jede Vertriebsabteilung und und und.

Eine solche Umstellung der Terminvereinbarung geht nicht von heute auf morgen und vor allem muss ich meine Kunden eben auch erst dahingehend „erziehen“, dass sie sich die Termine selbst buchen. Klar ist aber auch, dass die jüngeren Menschen diesen Weg immer mehr bevorzugen. Sie machen eben heute schon alles online und ich verspreche Ihnen, es wird nicht weniger!

Und noch ein toller positiver Nebeneffekt. Sie bekommen die Daten, wie schon gesagt, völlig datenschutzkonform und haben also schnell eine große Kundenliste im System. Wenn Sie nun sehen, dass ein Tag noch nicht gut gebucht ist, ist es ein Leichtes, schnell eine E-Mail rauszuhauen mit einem speziellen Angebot für diesen Zeitraum. Oder eben die Kunden einzuladen zum Salonjubiläum, oder eben den Kunden Weihnachtsgrüße zu schicken, oder eben den Kunden mitzuteilen, dass Sie eine tolle neue Haarpflegeserie oder eine neue Mitarbeiterin haben – merken Sie auf was ich raus will? Es gibt so unendlich viele Möglichkeiten und in den nächsten beiden Blogbeiträgen werde ich Ihnen weitere tolle Beispiele zeigen!