Termin-Vereinbarungen online

Die Onlineterminvereinbarung ist ein großes Thema, auf das wir immer wieder angesprochen werden, wenn es um die Automatisierung in den Bereichen Marketing- und Vertrieb geht.

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Verständlich, denn es betrifft zum einen enorm viele Berufssparten, wie z.B. Ärzte, Therapeuten, Berater und Coaches, Friseure usw., andererseits ist es mitunter eine echt nervige und zeitraubende Aufgabe, die aber unabdingbar ist.

Wenn Sie selbst auch zu dieser Gruppe gehören, dann ist unsere Lösung für Sie bestimmt mehr als interessant!

Schauen wir uns das anhand des Beispiels einer Physiotherapiepraxis einmal genauer an. Der Einfachheit halber gehen wir jetzt mal davon aus, dass der Therapeut allein arbeitet. Das System ist aber sehr einfach übertragbar für eine Praxis mit mehreren Mitarbeitern.

Wie läuft das bisher ab? Der Patient bekommt vom Arzt ein Rezept für eine bestimmte Therapie. Er ruft also die Praxis seines Vertrauens an und versucht einen Termin zu vereinbaren. Im Falle unseres Beispiels landet er mit allergrößter Wahrscheinlichkeit auf einem Anrufbeantworter, dessen freundliche Stimme ihm mitteilt, dass sich der Therapeut gerade in einer Behandlung befindet und die ihn auffordert, die Telefonnummer zu hinterlassen, damit man ihn später zurückrufen kann. Soweit zu gut, kann man ja auch nachvollziehen. Schließlich will man ja auch nicht, dass der Therapeut ständig zum Telefon rennt, wenn man selbst gerade behandelt wird.

Für den Therapeuten bedeutet das doch aber, dass er in den Pausen oder nach Praxisschluss all diese Anrufe noch abarbeiten muss. Dass dies oft nervig ist, kann sich jeder denken, denn viele werden dann zu genau dem Zeitpunkt nicht erreichbar sein – also Zettel auf die Seite, später noch einmal.

In der Regel werden dann bei der ersten Behandlung weitere Termine vereinbart. Auch das kann sich wieder schwierig gestalten. Der Therapeut sucht nach einem freien Termin, nein, da kann der Patient nicht, weitersuchen, nein da muss er arbeiten usw. Doch irgendwann ist es endlich geschafft! Aber dann kommt schon das nächste Problem! Der Patient erscheint dann oft nicht zu den vereinbarten Zeiten, hat den Termin vergessen oder vergessen abzusagen! Leerlauf, Zeit, die ihm keiner bezahlt!

Das ist kein Witz, ich war vor kurzem in einer HNO Praxis, und habe dort auf einem großen Plakat gelesen, das täglich 8 – 10 Patienten nicht zu ihren Terminen erscheinen! Zugegeben, es ist eine größere Praxis, aber das wird bei kleineren nicht anders sein. Auf dem Plakat baten sie die Patienten um Verständnis, dass sie die Sprechstunden überbuchen müssen, um diese Leerzeiten zu überbrücken. Krass, oder?

Heute kann das ganz anders laufen, nämlich automatisiert online! Zuerst einmal zur Vorbereitung. Auf der Webseite wird das Terminvereinbarungstool eingebunden und mit einem E-Mail-Marketing-Programm verknüpft. Im Kalender kann man jetzt ganz einfach die Zeitfenster freigeben, in denen Behandlungen möglich sind. Da nicht alle Therapien gleich lange dauern, werden die einzelnen Behandlungsarten mit der jeweiligen Dauer festgelegt. Man kann das System sogar so einrichten, dass es erkennt, dass der Therapeut eine andere Behandlung machen kann, während der Patient unter dem Rotlicht ist oder in der Fangopackung relaxed!

Nun kommt der Patient auf die Webseite und klickt auf „Termin vereinbaren“. Das System führt ihn jetzt durch den absolut einfachen Vorgang. Er wählt aus, welche Behandlung der Arzt ihm verschrieben hat und schon bekommt er mögliche Termine angezeigt. Bei mehreren Mitarbeitern kann er auch auswählen, von wem er behandelt werden möchte. Er gibt seine Daten ein, möglichst mit Handy-Nummer und bucht sich den Termin seiner Wahl. Sofort erhält der Therapeut und der Patient eine Bestätigung. 

Es ist wirklich kinderleicht! Aber wir sind noch nicht am Ende! Immerhin wollen wir ja auch noch sicher gehen, dass der Patient wirklich erscheint! Damit er den Termin nicht vergisst, erhält er automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder wenn man die Handy-Nummer abgefragt hat, auch per SMS. 

Wenn der Termin lange im Voraus gebucht ist, macht es sicher Sinn, ihn einige Tage vorher anzuschreiben, damit der Termin noch anderweitig vergeben werden kann, wenn er ihn dann absagt. Das kann er auch ganz einfach in der Mitteilung von uns machen, wenn ihm denn etwas dazwischenkommt. Storniert er, wird der Termin wieder frei gegeben und er bekommt sofort die Möglichkeit, einen neuen Termin zu vereinbaren. Ansonsten kann man frei wählen, ob er am Tag vor dem Termin oder sogar noch 2 Stunden vorher kurze Erinnerungen erhalten soll. So lassen sich die Fälle in denen Patienten nicht erscheinen um ein Vielfaches minimieren! 

Hört sich das nicht gut an? Alles ohne auch nur einmal den Telefonhörer in die Hand zu nehmen! Selbstverständlich können auch in der Praxis Termine direkt eingetragen werden, kein Problem und ebenso einfach! 
Man muss sich darüber im Klaren sein: das ist ein System, das man einmal einrichtet und dann läuft es von selbst und man profitiert über Jahre davon. Dass man die Patienten anfangs darauf hinweisen und „erziehen“ musss, ist klar. Aber gerade jüngere Menschen machen heute fast alles online und es wird künftig garantiert nicht weniger werden! 

Schauen wir uns jetzt mal die wirtschaftliche Seite des Themas an. 

Gehen wir davon aus, dass eine Behandlung 30 Minuten dauert. Bei einem 8-stündigen Arbeitstag sind das also 16 Termine, die abgearbeitet werden können. Gehen wir weiter davon aus, dass für jede Terminvereinbarung im Schnitt 5 Minuten notwendig sind, dann macht das pro Tag 80 Minuten! Das bedeutet doch im Umkehrschluss, dass der Therapeut entweder eine gute Stunde weniger am Patienten arbeiten kann, wenn er das innerhalb seiner Arbeitszeit macht, oder aber, dass er über eine Stunde länger arbeiten muss, Zeit, die er so oder so nicht bezahlt bekommt! Rechnen wir das auf eine Woche, sind das schon 6,6 Stunden oder 26,6 Stunden im Monat. Zeit, die niemand bezahlt und die man sicherlich sinnvoller für sich oder die Familie nutzen kann! Rechnet man jetzt einen Stundenlohn von 50 € (schließlich ist der Therapeut selbständig) kommt man auf 1.330 € PRO Monat! 

Wenn es mehrere Mitarbeiter sind, erhöht sich das Ganze natürlich entsprechend, schließlich müssen auch für ihn Termine vereinbart werden. 

Die Möglichkeit, Termine online zu buchen ist absolut genial. Das System kann auf die verschiedensten Anforderungen angepasst werden und ist für jeden, der viele Termine zu verwalten hat eine riesige Hilfe. Es spart Zeit, Geld und vor allem Nerven! 

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