Wie Sie mit der Online-Terminvereinbarung enorm Zeit und Kosten sparen und die Dokumentation der Kundendaten gewährleisten
Viele Berufszweige dürfen derzeit unter hohen Auflagen wieder mit Kunden und Patienten arbeiten. Die Erleichterung, überhaupt Einnahmen erzielen zu können ist groß, die Einhaltung und Erfüllung der Auflagen verursachen jedoch zusätzliche Kosten und erfordern einen höheren Zeitaufwand pro Kunde.
Die automatisierte Terminvereinbarung hilft gerade in dieser Situation Zeit und Kosten zu sparen und unterstützt Sie gleichzeitig bei der Dokumentation der vorgeschriebenen Kundendaten. So können Sie sich und Ihre Mitarbeiter wenigstens in diesem Bereich enorm entlasten!
Die Probleme bei der Terminvereinbarung sind für Sie sicherlich nicht neu:
Das alles können Sie leicht mit der Automatisierung in den Griff bekommen. Durch die Integration eines Terminvereinbarungstools auf Ihrer Webseite oder einer separaten Landingpage, sind Kunden (ich spreche hier der Einfachheit halber nur von Kunden, das gilt selbstverständlich auch für Patienten!) in der Lage, sich Termine selbst auszusuchen und zu buchen. Dazu später mehr.
Nachdem der Kunde den Termin gebucht hat, bekommt er sofort eine Terminbestätigung und später rechtzeitige Erinnerungen, damit er den Termin nicht vergisst. Sollte er verhindert sein, kann er den Termin ganz einfach über einen Link in der Bestätigungs- oder Erinnerungsmail verschieben oder stornieren. Sie können selbst festlegen, wie lange vorher er das ohne Kosten tun kann. Sollte der Kunde Dinge oder Unterlagen zum Termin mitbringen, kann er auch daran erinnert werden.
Nun kommt noch die derzeit notwendige Kundendokumentation ins Spiel. Im Moment werden diese Daten meist im Geschäft oder der Praxis abgefragt und in eine Liste eingetragen. Bei der automatisierten Terminvereinbarung können diese Daten bereits bei der Buchung mit abgefragt werden. Das System speichert diese und bei Bedarf können Sie jederzeit eine Kundenliste erstellen und die entsprechenden Kundendaten bereitstellen. Selbstverständlich können Änderungen bei den Uhrzeiten manuell eingetragen werden, wenn ein Termin länger dauert als geplant.
Die Vorteile dieser Automatisierung liegen somit auf der Hand:
Möglichkeiten bei der automatisierten Terminvereinbarung
Für jeden Mitarbeiter wird ein separater Kalender angelegt und die Zeiten freigegeben, in denen er verfügbar ist. Der Kunde kann dann später bei der Terminbuchung auswählen, von welchem Mitarbeiter er behandelt bzw. bedient werden möchte. Urlaube und sonstige Abwesenheiten sind ganz einfach einzutragen. Die Terminkalender werden mit den gängigen privaten Kalendern synchronisiert, wenn das gewünscht wird. Gerade, wenn Sie allein arbeiten eine tolle Sache, denn wenn Sie in Ihrem privaten Kalender relevante Termine eintragen, werden im Geschäftskalender gleich die Zeiten geblockt.
Viele Berufssparten haben die Herausforderung, dass nicht alle Termine gleich lange dauern. Hier bietet das Tool die Möglichkeit, verschiedene Terminarten festzulegen und diese mit den entsprechenden Zeiten zu hinterlegen. Auch hier kann der Kunde bei der Buchung auswählen. Sollte für eine Behandlung z.B. ein bestimmter Raum oder ein spezielles Gerät notwendig sein, können Sie auch diese Ressourcen mit der Terminart koppeln, was Doppelbelegungen ausschließt. Sie können auch Pufferzeiten einstellen, die notwendig sind, um Ihren Arbeitsplatz für den nächsten Kunden vorzubereiten. Die derzeitigen Desinfektionsvorschriften wären so ein Thema. Wenn der Kunde dann eine bestimmte Terminart ausgewählt hat, sucht das System sofort nach passenden Terminen und stellt sie ihm zur Auswahl bereit.
Die sogenannten „No Shows“ sind für viele ein echtes Problem und ein großes Ärgernis. Wenn Kunden nicht zum Termin erscheinen, entstehen im Betrieb ärgerliche Leerzeiten. Ich weiß von Arztpraxen, die Sprechstunden überbuchen, um diese Ausfälle auszugleichen. Dies kann zu langen Wartezeiten für die Patienten führen. Bei der automatisierten Terminvereinbarung haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden rechtzeitig vor dem Termin eine Erinnerung zu schicken. Wenn Sie seine Handy-Nummer abfragen, ist sogar eine Erinnerung per SMS kurz vor dem Termin möglich. Damit gehen die „No Shows“ erfahrungsgemäß gegen Null.
Es gibt ja aber auch die Situation, in denen Sie Termine absagen müssen z.B. durch Krankheit oder Ausfall von Mitarbeitern. Auch Sie haben die Möglichkeit einfach über einen Link den Termin zu stornieren. Der Kunde wird umgehend informiert, wenn Sie wollen mit einer Entschuldigung und Erklärung, und bekommt die Möglichkeit, gleich einen neuen Termin auszusuchen.
Im Geschäft oder der Praxis können Sie das System ganz einfach über Ihren PC, Ihr Smartphone oder aber ein Tablet bedienen. Somit können Sie mit dem Kunden auch vor Ort schon den nächsten Termin vereinbaren, wenn Sie das wünschen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann vereinbaren Sie doch jetzt gleich einen Termin mit uns.
Hier nochmal die Möglichkeiten auf einen Blick:
Nutzen Sie die Chance und erleichtern Sie sich die Arbeit so weit wie möglich! Sie werden durch die Auflagen sowieso enorm gefordert. Wir haben uns auf das Thema automatisierte Terminvereinbarungen spezialisiert und können Ihnen Lösungen anbieten, von denen Sie vielleicht bislang nur träumen! Profitieren Sie von unseren Erfahrungen, denn wir hatten die gleichen Probleme und wissen, wie sie gelöst werden können. Lassen Sie sich von uns unterstützen, so gelangen Sie ohne Umwege schnell zum gewünschten Ziel. Sparen Sie sich die Zeit, herauszufinden was funktioniert und was eben nicht!
Dass die meisten Unternehmer sich noch nicht mit dem Thema Automatisierung und den positiven Auswirkungen beschäftigt haben, liegt hauptsächlich an der fehlenden Zeit, sich neben dem umfangreichen Tagesgeschäft intensiv mit diesen komplexen Themen auseinander zu setzen. Hinzu kommen oft fehlende Kenntnisse, welche Vorteile die Automatisierung den Unternehmen bringt und vor allem, wie sie ein- und umgesetzt werden kann. Oft bleiben am Ende des Tages eben viele Dinge unerledigt, weil zu viel Zeit für lästige, wiederkehrenden Arbeiten draufgegangen ist.
Schauen wir uns die wirtschaftliche Seite des Themas anhand eines Beispiels an.
Nehmen wir einen Physiotherapeuten, der allein eine Praxis betreibt. Nehmen wir weiter an, dass eine Behandlung 30 Minuten dauert. Bei einem 8-stündigen Arbeitstag sind das also 16 Termine, die abgearbeitet werden können. Die müssen aber natürlich vorher vereinbart werden.
Setzten wir jetzt voraus, dass für jede Terminvereinbarung im Schnitt 5 Minuten notwendig sind, dann macht das pro Tag 80 Minuten! (Bedenken Sie bitte, dass in den angenommenen 5 Minuten alles beinhaltet ist, rund um die Terminvereinbarung: mehrfaches Anrufen, Unterbrechen der Arbeit, Stornierungen und Verschiebungen)
Das bedeutet doch im Umkehrschluss, dass der Therapeut entweder eine gute Stunde weniger am Patienten arbeiten kann, wenn er das innerhalb seiner Arbeitszeit macht, oder aber, dass er über eine Stunde länger arbeiten muss. Zeit, die er so oder so nicht bezahlt bekommt! Rechnen wir das auf eine Woche, sind das schon 6,6 Stunden oder 26,6 Stunden im Monat. Zeit, die niemand bezahlt und die man sicherlich sinnvoller für sich oder die Familie nutzen kann! Rechnet man jetzt einen Stundenlohn von 50 € (schließlich ist der Therapeut selbständig) kommt man auf 1.330 € PRO Monat!
Dieses einfache Beispiel zeigt, welche enorme Kosten hier eingespart werden können! Sie können sich jetzt leicht selbst ausrechnen, was das für Ihren Betrieb bedeuten würde, gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit Terminvereinbarungen befasst sind.
Die Kosten für die Automatisierung liegen ein Vielfaches unter dem Einsparungspotential. Eine genaue Kostenkalkulation richtet sich nach Ihren individuellen Anforderungen (z.B. Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Kalender).
Wir haben für Sie einen Kostenrechner bereitgestellt, mit dessen Hilfe Sie für Ihren Betrieb diese Kosten einfach ausrechnen können.
Für wen macht die automatisierte Terminvereinbarung Sinn?
Mit einem Satz gesagt, für alle, die häufig Termine vereinbaren müssen!
Hier ein paar Beispiele:
Das sind nur ein paar Bespiele für Branchen, die von der automatisierten Terminvereinbarung enorm profitieren und sich dadurch Freiräume schaffen für andere wichtige Aufgaben.
Vereinbaren Sie jetzt einen Termin über unseren Terminkalender (so lernen Sie die automatisierte Terminvereinbarung gleich live kennen!). Für dieses Gespräch sollten Sie sich rund eine halbe Stunde Zeit nehmen. So können wir uns persönlich kennenlernen, Ihre Wünsche und Ziele besprechen und selbstverständlich Ihre Fragen beantworten. Zögern Sie nicht – Sie gehen kein Risiko ein, denn der Termin ist selbstverständlich unverbindlich und kostenfrei!
Telefonisch sind wir unter der Nummer 07732 938591 natürlich auch erreichbar. Wir freuen uns auf Sie!