Eine meiner Lieblingsmöglichkeiten ist die automatisierte Angebotsabwicklung. In ganz vielen Betriebsarten ist die Erstellung von Angeboten für die Kunden unabdingbar. Gerade in Handwerksbetrieben geht so gut wie nichts, ohne einen vorherigen Kostenvoranschlag oder ein Angebot. Je höher die Summe, die investiert werden soll, desto wichtiger ist das Angebot. Hierbei kann man kaum standardisierte Angebote einsetzen, da jeder Auftrag ja individuell ist. Aber auch wenn Standardangebote verschickt werden können, kommt die Automatisierung voll zum Einsatz.

Um die eigentliche Erstellung geht es hier auch gar nicht, die ist meist auch nicht das Problem. Das beginnt mit dem konsequenten Nachhaken, dem „Dranbleiben“. Das Angebot ist raus, kommt in den großen Stapel. Wenn der Kunde sich nicht meldet, muss man wieder anrufen, nachfragen wie es aussieht. Erreicht man ihn, wird man oft hingehalten, der Kunde ist noch nicht dazu gekommen es anzuschauen – all die lästigen Ausreden und Ausflüchte. Oder man will nachhaken und versinkt wieder mal im ganz normalen Alltagswahnsinn und kommt zu allem, aber nicht dazu. Dem können wir mit der Automatisierung super abhelfen!

Wenn wir unser Automatisierungssystem einmal eingerichtet haben, laden wir unser Angebot hoch und schicken es dem Kunden per E-mail. Und genau mit dem Abschicken beginnt unser automatisierter Ablauf.

Das System erkennt, ob der Kunde das Angebot öffnet oder nicht. Schauen wir uns zuerst einen möglichen Ablauf an, wenn der Kunde das Angebot nicht öffnet. Wir können individuell festlegen, wieviel Zeit wir verstreichen lassen, bis automatisch eine erste Erinnerung rausgeht: „Wir hatten Ihnen vor 3 Tagen ein Angebot zugeschickt. Sind sie schon dazu gekommen, es sich anzuschauen? Können wir unsererseits noch etwas für Sie tun?“ So ähnlich könnte das klingen. Selbstverständlich haben wir auch die Möglichkeit, ihm weiter Informationen, Kundenreferenzen etc. mitzuschicken. Öffnet er das Angebot immer noch nicht, können wir beliebig viele Erinnerungen losschicken mit den unterschiedlichsten Inhalten. Bei der 3. Erinnerung wird der Kunde dann oft gebeten, ein kurzes Feedback zu geben, wie der Stand der Dinge ist und zwar in anklickbaren Links: „Ich brauche noch etwas Zeit“ , „Ich bitte um Rückruf, um offene Fragen zu klären“, „Ich wünsche einen Besuch von Ihrem Mitarbeiter“ oder „Das Angebot ist nicht mehr relevant, der Auftrag wurde anderweitig vergeben“.

In dem Moment, wenn der Kunde einen Link klickt, bekommen Sie darüber eine Nachricht und können entsprechend handeln oder aber Sie wissen, dass weitere Anstrengungen sinnlos sind.

Was passiert, wenn der Kunde das Angebot öffnet? Sofort erhalten Sie vom System eine Nachricht, dass er das Angebot geöffnet hat. Es wäre jetzt doch eine kluge Idee, sich in den nächsten 10 – 15 Minuten bei ihm zu melden, oder? „Ich habe gerade an Sie gedacht und wollte mal hören, ob ich noch was für Sie tun kann?“ Genialer Zeitpunkt, oder? Der Kunde ist mittendrin im Thema und eventuelle Fragen können sofort beantwortet werden! Wenn dies nicht persönlich möglich oder gewollt ist, können wir ihm natürlich auch eine E-Mail schicken. Bei Interesse wäre jetzt natürlich das Ziel einen Termin zu vereinbaren oder direkt zu verkaufen.

Das gleiche passiert übrigens auch, wenn der Kunde das Angebot nach der ersten Erinnerung öffnet. Auch in diesem Fall erhalten wir oder unser Vertrieb die Nachricht und können entsprechend handeln. Die Folgemails werden dann natürlich nicht mehr geschickt.

Glauben Sie mir, dass Sie sich damit viele Anrufe und so auch wieder viel Zeit sparen können? Und trotzdem wird der Kunde richtig betreut. Die meisten fühlen sich durch eine E-Mail auch nicht so bedrängt, wie durch ein Telefonat. Und in diesem ganzen Prozess haben wir eben auch wieder die Möglichkeit, die Vorzüge unseres Produktes nochmal rauszustellen. Wir können ihm nochmals aufzeigen, dass genau wir die richtigen Ansprechpartner sind, um sein Problem zu lösen und dass er uns einfach wichtig ist.

Es ist erwiesen, dass viele Aufträge verloren werden, weil keine professionelle Nachbearbeitung erfolgt. Viele Unternehmer sind aber gar nicht in der Lage, dies zu leisten, weil sie gar nicht die Zeit dazu haben. Deshalb – automatisieren! Einmal einrichten, dann läufts von selbst!